125 – Documentation des travaux

• NORME

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Une bonne organisation des missions implique la tenue de dossiers de travail. Ils facilitent la compréhension et le contrôle des travaux. Ils permettent à l’expert-comptable de
matérialiser la mise en oeuvre de ses diligences, pour toute mission qu’il a accomplie.
L’expert-comptable conserve ses dossiers de travail durant la période de prescription légale et en préserve la confidentialité.
(juillet 1990)

• COMMENTAIRES DE LA NORME

• Objectifs

Le dossier de travail constitue un outil guidant l’expert-comptable et ses collaborateurs dans l’organisation et l’exécution de la mission.
Il permet de s’assurer que chaque point important de la mission a été couvert et facilite ainsi le contrôle par l’expert-comptable des travaux des collaborateurs.
Il facilite la recherche des informations que l’expert-comptable est amené fréquemment à donner à son client.
Par ailleurs, le dossier de travail constitue un moyen efficace de prise de connaissance de l’entreprise cliente.
Il permet ainsi d’assurer une bonne transmission de la mission, lorsque de nouveaux collaborateurs sont amenés à intervenir.
Il contribue à améliorer la qualité des interventions ultérieures, dans la mesure où les éléments qu’il contient (description de l’entreprise, difficultés rencontrées…) permettront de compléter ou de préciser le programme de travail.
Enfin, le dossier de travail constitue un élément de preuve de l’accomplissement des diligences professionnelles. Il met en évidence la nature et l’étendue des travaux de l’expert-comptable . Il permet de matérialiser les constatations que celui-ci a faites et de justifier les conclusions auxquelles il est parvenu.

• Contenu du dossier de travail

Il n’est pas envisageable, en raison de la variété des missions et de leurs modalités d’exécution, de préciser un contenu obligatoire du dossier de travail ; toutefois, certains documents fondamentauxparaissent devoir trouver leur place dans un dossier de travail répondant aux objectifs définis précédemment :
– la lettre de mission,
– les pièces justifiant les interventions auprès du client pour obtenir les informations et documents nécessaires à l’exercice de la mission,
Рles informations re̤ues du client et des tiers,
– les documents établis par l’expert-comptable .
Le dossier peut comprendre les éléments nécessaires au suivi administratif de la mission (budget, suivi des temps passés, facturation…).
Le dossier de travail ne comporte que les éléments significatifs de la mission exécutée et ne doit pas être considéré comme une fin en soi.

• Structure et forme du dossier de travail

Le dossier de travail est l’un des éléments de l’organisation interne du cabinet. Une structure ou une forme particulière des dossiers de travail ne peut donc être préconisée. Toutefois, il importe, afin de faciliter l’accès aux dossiers, que l’expert-comptable opte pour une structure et une forme définies.
Lorsque la mission est répétitive et porte sur plusieurs périodes, le dossier peut être divisé en deux parties :
– une partie permanente est constituée de l’ensemble des documents susceptibles d’être utiles à l’exécution des missions successives et qui présentent donc un intérêt durable ;
Рune seconde partie comporte les documents relatifs aux travaux concernant la p̩riode.
Pour ces missions, il est également efficace d’utiliser des documents de travail normalisés.

• Propriété, conservation et consultation des dossiers de travail

Les dossiers de travail appartiennent à l’expert-comptable qui doit prendre toute mesure utile pour assurer leur conservation pendant la durée de la prescription légale et éviter la divulgation inconsidérée de leur contenu.
Pour ce qui est de la documentation propre à l’expert-comptable , le client doit être considéré comme un tiers, au regard du secret professionnel.

Les documents confidentiels ne pourront lui être communiqués qu’avec l’accord du professionnel. Les informations couvertes par le secret professionnel ne semblent pas pouvoir lui être communiquées.
Il faut entendre par documentation propre à l’expert-comptable toutes les pièces qui n’appartiennent pas au client ou qui n’ont pas été établies pour lui être délivrées à l’occasion de l’exécution de la mission.