2-104. DOCUMENTATION DES TRAVAUX
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Introduction
.01 – La présente norme a pour objet de définir des principes fondamentaux et de préciser leurs modalités d’application concernant la documentation des travaux relatifs à la mission d’audit.
Outre leur application à la mission d’audit du commissaire aux comptes, les principes de la présente norme s’appliquent également à l’ensemble des interventions du commissaire aux comptes, sous réserve des adaptations rendues nécessaires par les spécificités de ces autres interventions.
.02 – Le commissaire aux comptes consigne dans des dossiers de travail les contrôles effectués permettant d’étayer ses conclusions et de justifier que sa mission a été effectuée selon les normes de la profession.
.03 – Le terme » documentation » désigne les documents (dossiers de travail) préparés par le commissaire aux comptes ou qu’il a obtenus et conservés dans le cadre de la réalisation de sa mission. Les dossiers de travail peuvent être établis et conservés sur papier, sur microfilm, sur un support informatique ou sur tout autre support à la condition cependant, dans ces derniers cas, qu’ils soient transposables sur un support écrit pour être accessibles et lisibles par d’autres.
.04 – Les dossiers de travail :
(a) facilitent l’organisation, la planification et la réalisation de la mission,
(b) contiennent les éléments probants recueillis lors des travaux accomplis,
(c) contiennent, en application du décret du 12 août 1969, les documents reçus de l’entité contrôlée et ceux établis par le commissaire aux comptes et notamment le programme de travail, la date, la durée, et le lieu de l’intervention,
(d) facilitent la supervision et la revue des travaux effectués,
(e) servent de base à la mission de l’exercice suivant.
Ils sont utiles lorsque les travaux sont utilisés par d’autres commissaires aux comptes (co-commissariat, audit de comptes consolidés, etc.).
Forme et contenu des dossiers de travail
.05 – Le commissaire aux comptes prépare des dossiers de travail suffisamment complets et détaillés pour permettre une compréhension de la démarche d’audit suivie et des conclusions de la mission.
.06 – Le commissaire aux comptes consigne dans ses dossiers de travail les informations relatives à la planification de la mission, la nature, le calendrier et l’étendue des procédures d’audit effectuées, ainsi que le résultat de ces procédures et les conclusions auxquelles il est parvenu à partir des éléments probants collectés. Les dossiers de travail explicitent les raisonnements et appréciations du commissaire aux comptes sur toutes les questions importantes nécessitant l’exercice d’un jugement professionnel, ainsi que les conclusions qui en découlent. Pour les questions délicates, de principe ou de jugement, les dossiers de travail retracent les faits pertinents connus du commissaire aux comptes lors de la formulation de ses conclusions.
.07 – Le volume des informations consignées dans les dossiers de travail est laissé à l’appréciation du commissaire aux comptes, car il n’est ni nécessaire, ni possible d’y inclure toutes les questions examinées au cours de la mission. Pour déterminer le contenu des dossiers de travail à établir et à conserver, le commissaire aux comptes considère les informations qui seraient nécessaires à un autre professionnel non concerné par la mission, pour que celui-ci puisse comprendre les travaux effectués et la base des décisions de principe prises, sans avoir à entrer dans le détail des travaux. On ne peut en effet comprendre tous les aspects détaillés de la mission qu’en en discutant avec le commissaire aux comptes ou ses collaborateurs qui ont préparé les dossiers de travail.
.08 – La forme et le contenu des dossiers de travail dépendent d’un certain nombre de facteurs, tels que :
– la nature et la complexité de la mission,
– le type de rapport à émettre,
– la nature et la complexité des activités de l’entité,
– la nature et l’efficience des systèmes comptable et de contrôle interne de l’entité,
– la nécessité d’assurer la direction, la supervision et la revue des travaux effectués par les collaborateurs,
– la méthodologie d’audit et la technologie spécifiques utilisées lors de la mission.
.09 – Les dossiers de travail sont conçus et structurés pour chaque mission, selon les circonstances et les besoins du commissaire aux comptes. L’utilisation de dossiers standardisés (par exemple, des questionnaires de contrôle, des modèles de lettres de confirmation, l’organisation standard des dossiers) peut améliorer l’efficacité de leur préparation et de leur revue. Les dossiers de travail facilitent également la délégation des tâches en offrant un moyen de contrôler l’avancement et la qualité des travaux effectués.
.10 – Pour améliorer l’efficacité de la mission, le commissaire aux comptes peut obtenir des analyses ou d’autres documents préparés par l’entité. Dans ce cas, il s’assure que ces documents ont été correctement établis.
.11 – Il est en général utile de classer l’information recueillie dans deux dossiers distincts : l’un contenant les informations et documents à caractère permanent, c’est-à -dire utilisables pendant toute la durée du mandat, même si des mises à jour sont régulièrement nécessaires, l’autre réservé aux documents et informations utilisables pour un seul exercice.
A titre indicatif, les éléments les plus caractéristiques du contenu de ces dossiers sont les suivants :
DOSSIER PERMANENT
– fiche signalétique de l’entité ;
– bref historique de l’entité ;
– organigrammes ;
– personnes ayant pouvoir pour engager l’entité ;
– comptes annuels des derniers exercices ;
– notes sur l’organisation, le secteur d’activité, la production, le cadre légal et réglementaire dans lequel l’entité exerce ses activités, etc. ;
– statuts ;
– procès-verbaux des conseils d’administration et des assemblées générales ;
– liste des associés ou actionnaires ;
– structure juridique du groupe ;
– contrats, assurances.
DOSSIER DE L’EXERCICE
– Plan de mission
– mémorandum sur l’analyse générale des risques,
– notes sur l’utilisation des travaux de contrôle effectués par d’autres personnes, auditeurs internes et spécialistes,
– composition de l’équipe,
– budget de temps et suivi des temps.
– Supervision des travaux
– matérialisation de la revue des dossiers et notes sur les solutions aux problèmes soulevés,
– approbation de toutes les décisions importantes pouvant affecter :
– la planification,
– le programme de travail,
– l’exécution des travaux,
– la conclusion des travaux,
– le contenu des rapports.
– Appréciation du contrôle interne
– description et analyse des systèmes comptable et de contrôle interne,
– évaluation des forces et des faiblesses et zones de risques identifiées,
– évaluation du risque inhérent et du risque lié au contrôle et de leur évolution éventuelle,
– feuilles de travail comportant :
– le mode et les bases de sélection des sondages sur le fonctionnement des systèmes,
– le détail des sondages effectués,
– des commentaires sur les anomalies décelées,
– une conclusion.
– Obtention des éléments probants :
– programme de travail complété par le nom du collaborateur ayant réalisé la procédure considérée et sa date de mise en oeuvre,
– feuilles de travail comportant :
– un objectif,
– le détail des travaux effectués,
– des commentaires éventuels,
– une conclusion.
– documents ou copie de documents obtenus de l’entité ou de tiers et justifiant les données contrôlées,
– notes ou correspondances échangées avec la direction de l’entité concernant directement la mission,
– détail des travaux effectués sur les comptes : analyse de tendances et de ratios significatifs, comparaisons et explications des variations, conclusions,
– synthèse générale des résultats des différentes étapes de la mission expliquant comment les points pouvant avoir une incidence sur l’opinion ont été traités et résolus,
– copie des comptes vérifiés et du rapport,
– documents et contrôles effectués au titre des vérifications spécifiques, notamment correspondance avec les dirigeants relatives aux conventions réglementées,
– feuilles de travail concernant les faits délictueux ainsi que la correspondance avec le Procureur de la République, ou la justification de la non révélation.
Confidentialité, sécurité, conservation et propriété des dossiers de travail
.12 – Le commissaire aux comptes met en place des procédures appropriées garantissant la confidentialité et la sécurité de ses dossiers de travail et leur conservation pendant une période conforme aux exigences légales et professionnelles en matière de conservation de documents (art. 66, al. 4 du décret du 12 août 1969).
.13 – Les dossiers de travail sont la propriété du commissaire aux comptes. Bien que certaines parties ou des extraits des dossiers de travail puissent être mis à la disposition de l’entité à l’appréciation du commissaire aux comptes, ils ne sauraient se substituer aux documents comptables de celle-ci.