6-703.     CONVOCATION DE L’ORGANE DELIBERANT EN CAS DE CARENCE DES ORGANES COMPETENTS

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Introduction

.01- La présente norme a pour objet de définir des principes fondamentaux et de préciser leurs modalités d’application concernant l’intervention du commissaire aux comptes, prévue par les textes légaux et réglementaires, relative à la convocation de l’organe délibérant en cas de carence des organes compétents pour y procéder.

.02- A défaut de convocation de l’organe délibérant par les organes compétents, et après l’avoir vainement requise, le commissaire aux comptes procède lui-même à cette convocation dès lors qu’il estime que les circonstances le justifient.

Il fixe alors l’ordre du jour et expose les motifs de la convocation dans un rapport.

Champ d’application

.03- La présente norme est mise en œuvre dans les entités suivantes :

– les sociétés à responsabilité limitée (article L. 223-27, al. 2 du Code de commerce) ;

Рles soci̩t̩s anonymes et les soci̩t̩s en commandite par actions (article L. 225-103 du Code de commerce et D. 194 du d̩cret du 23 mars 1967 sur les soci̩t̩s commerciales) ;

Рles mutuelles, unions et f̩d̩rations de mutuelles (article L. 114-8 et L. 114-16 du Code de la mutualit̩) ;

– les sociétés d’assurance mutuelles (article R. 322-69 du Code des assurances).

Obligations de l’entité

.04- Les textes précités déterminent les organes compétents pour convoquer les actionnaires, les associés ou les adhérents, dans les délais, formes et conditions qu’ils précisent.

.05- Dans certains cas, la carence de ces organes à convoquer une assemblée peut être constitutive d’un délit. Ainsi :

a) lorsque le gérant d’une SARL ne procède pas à la réunion de l’assemblée des associés dans les six mois de la clôture de l’exercice ou, en cas de prolongation, dans le délai fixé par décision de justice( article L. 241-5 du Code de commerce) ;

b) lorsque le président ou les administrateurs d’une société anonyme ne procèdent pas à la réunion de l’assemblée générale ordinaire dans les six mois de la clôture de l’exercice ou, en cas de prolongation, dans le délai fixé par décision de justice (art. L242-10 du Code de commerce, applicable aux sociétés en commandite par actions) ;

c) lorsque le président ou les administrateurs d’une société anonyme ne convoquent pas l’assemblée générale extraordinaire, dans les quatre mois qui suivent l’approbation des comptes ayant fait apparaître que, par suite de pertes, les capitaux propres de la société sont devenus inférieurs à la moitié du capital social (article L. 242-29 du Code de commerce, applicable aux sociétés en commandite par actions) ;

d) lorsque le gérant d’une SARL dont les capitaux propres, du fait de pertes constatées dans les documents comptables, deviennent inférieurs à la moitié du capital social, ne consultent pas les associés, dans les quatre mois qui suivent l’approbation des comptes, afin de décider s’il y a lieu à dissolution anticipée de la société (article L. 241-6 du Code de commerce).

Nature et objectifs de l’intervention du commissaire aux comptes

.06- L’intervention du commissaire aux comptes relève des  » autres interventions définies  » par la loi, prévues par le cadre conceptuel des interventions du commissaire aux comptes, ayant pour objet de  » porter à la connaissance, signaler des faits, des situations, des informations … ».

Diligences

.07- Dans les situations où le commissaire aux comptes considère que l’intérêt général ou l’intérêt social de l’entité est en cause, et après avoir vainement requis des organes compétents la convocation de l’organe délibérant, le commissaire aux comptes examine si les circonstances justifient qu’il procède à cette convocation.

La mise en demeure des organes compétents d’avoir à procéder à la convocation ou à la consultation des membres de l’organe délibérant est effectuée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

.08- Les situations où l’intérêt général ou l’intérêt social de l’entité peuvent conduire le commissaire aux comptes à examiner si les circonstances justifient qu’il convoque lui-même l’organe délibérant sont, par exemple, les suivantes :

– cas de paralysie des organes d’administration

Lorsque le nombre des administrateurs d’une société anonyme est devenu inférieur au minimum légal, les administrateurs restant en fonction doivent convoquer immédiatement l’assemblée générale ordinaire en vue de compléter l’effectif du conseil (article L. 225-24, alinéa 2 du Code de commerce). Il en est de même lorsque le nombre des membres du conseil de surveillance est devenu inférieur au minimum légal (article L. 225-78, al. 2 du Code de commerce) ;

– cas d’une procédure d’alerte

Lorsque le commissaire aux comptes constate, qu’en dépit des décisions prises, la continuité de l’exploitation d’une société anonyme demeure compromise et établit un rapport spécial, celui-ci est présenté à la prochaine assemblée générale.

L’absence de délai fixé par la loi pour la convocation de cette assemblée n’exclut pas que certaines circonstances exigent une information des actionnaires particulièrement rapide.

.09- Lorsqu’il procède à la convocation, le commissaire aux comptes fixe l’ordre du jour et peut, pour des motifs déterminants, choisir un lieu autre que celui éventuellement prévu par les statuts, mais situé dans le même département.

.10- En cas de pluralité de commissaires aux comptes d’une société anonyme ou d’une société en commandite par actions, ils agissent d’un commun accord. S’ils sont en désaccord sur l’opportunité de convoquer l’assemblée, l’un d’eux peut demander au président du tribunal de commerce, statuant en référé, l’autorisation de procéder à cette convocation, les autres commissaires et le président du conseil d’administration ou du directoire dûment appelés. L’ordonnance du président, qui fixe l’ordre du jour, n’est susceptible d’aucune voie de recours.

Communication et rapport

.11- Le défaut de convocation de l’organe délibérant dans les conditions prévues par les textes constitue une irrégularité et, le cas échéant, un fait délictueux entrant dans le champ d’application des dispositions prévues par l’article L. 225-240, al. 1 et 2, du Code de commerce.

.12- Le commissaire aux comptes présente à l’organe délibérant un rapport dans lequel il expose les motifs de la convocation.

Son rapport contient notamment à ce titre :

– les responsabilités des organes compétents au regard de la convocation de l’organe délibérant, fixées par les textes,

– la demande restée vaine, faite par le commissaire aux comptes, aux organes compétents de procéder à la convocation,

Рles textes l̩gaux et r̩glementaires qui fondent son intervention,

– les circonstances justifiant qu’il procède à cette convocation et le rappel du contenu de l’ordre du jour établi.