7-107. INTERVENTION D’UN COMMISSAIRE AUX COMPTES DANS LE CADRE DE L’AGREMENT DES TRAITEMENTS AUTOMATISES POUR LA TENUE DES COMPTABILITES DES NOTAIRES

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Introduction

.01- La présente norme a pour objectif de définir des principes fondamentaux et de préciser leurs modalités d’application relatifs à l’intervention du commissaire aux comptes dans le cadre de l’agrément des traitements automatisés pour la tenue des comptabilités des notaires, en application de l’arrêté du 26 mai 1984.

.02- Le commissaire aux comptes saisi à cet effet par le concepteur, vérifie la conformité du système de traitement automatisé aux prescriptions de l’arrêté précité ainsi qu’aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Il établit un rapport dans lequel il formule sa conclusion au regard de l’existence ou non de manquements aux prescriptions légales et réglementaires auxquelles sont soumis les systèmes de traitement automatisé.

Champ d’application

.03- L’arrêté du 26 mai 1984 modifié prévoit que sont agréés, pour la tenue des comptabilités informatisées des notaires, les traitements automatisés répondant aux prescriptions annexées audit arrêté et permettant aux notaires utilisateurs de respecter l’ensemble des obligations légales auxquelles ils sont soumis, notamment en matière de fiscalité et de facturation. La conformité à ces prescriptions, ainsi qu’à celles des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, est vérifiée par un commissaire aux comptes.

.04- Une vérification initiale de conformité est effectuée par un commissaire aux comptes préalablement à toute mise en service, dans un office de notaires, d’un système de traitement comptable automatisé. Une vérification nouvelle est effectuée préalablement à toute mise en service ultérieure d’une nouvelle version d’un tel système.

Désignation du commissaire aux comptes et acceptation de l’intervention

.05- Le commissaire aux comptes chargé de procéder à la vérification de la conformité d’un système de traitement automatisé est saisi et mandaté par le concepteur du système.

Le commissaire aux comptes, inscrit sur la liste prévue à l’article L. 225-219 du Code de commerce, doit figurer par ailleurs sur la liste établie chaque année par la Compagnie nationale des commissaires aux comptes, en liaison avec le Conseil supérieur du notariat.

.06- Du fait de son inscription, les règles posées par le Code de déontologie professionnelle de la Compagnie nationale s’imposent au commissaire aux comptes.

Il résulte notamment des règles d’indépendance que le commissaire aux comptes assurant auprès du concepteur la mission de commissariat aux comptes prévue par le Code de commerce ne peut accepter l’intervention prévue par l’arrêté du 26 mai 1984 modifié.

.07- Le commissaire aux comptes apprécie, préalablement à l’acceptation de l’intervention, la possibilité de l’effectuer. Il s’enquiert notamment de savoir s’il s’agit d’une intervention initiale préalablement à la mise en service d’un système de traitement automatisé ou d’une intervention nouvelle sur un tel système faisant l’objet d’une modification. Dans ce dernier cas, il prend contact, le cas échéant, avec le confrère ayant effectué l’intervention initiale dans les objectifs et conditions visés par l’article 15 du Code de déontologie professionnelle.

.08- Dans le cas particulier d’un traitement développé spécifiquement pour un office de notaires, le commissaire aux comptes s’assure, préalablement à l’acceptation de la l’intervention, que la nature des liens existant entre le notaire utilisateur et le concepteur est compatible avec les prescriptions relatives aux contrôles d’accès aux programmes et aux fichiers prévus par l’arrêté.

.09- Qu’il s’agisse d’une intervention initiale ou nouvelle, le commissaire aux comptes confirme par écrit son acceptation de celle-ci et ses conditions de mise en Å“uvre. Le montant des honoraires est fixé d’un commun accord entre le Commissaire aux comptes et le concepteur du système de traitement automatisé.

Nature et objectifs de l’intervention

.10- L’intervention du commissaire aux comptes s’inscrit parmi les « autres interventions définies » du cadre conceptuel. Elle a pour objet de vérifier la conformité du système de traitement automatisé :

-aux prescriptions annexées à l’arrêté du 26 mai 1984 modifié et relatives notamment aux entrées et à la constitution des fichiers (saisie des écritures comptables, paramètres de la comptabilité, informations de positions et de mouvements …), aux sorties (édition des documents de contrôle, des documents comptables …), au contrôle interne (contrôles figurant dans les programmes ou effectués par les utilisateurs) et à la documentation ;

-aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

.11- Le commissaire aux comptes prend également en considération le fait que le système de traitement automatisé doit permettre aux notaires utilisateurs de respecter l’ensemble des obligations légales auxquelles ils sont soumis, notamment en matière de fiscalité et de facturation. Il vérifie la conformité du système dans l’hypothèse où celui-ci est utilisé dans le respect des règles d’utilisation définies par le concepteur. Ainsi, le commissaire aux comptes n’a pas pour mission de s’assurer des modalités de mise en Å“uvre du système, de sa correcte utilisation dans les offices de notaires, ou de ses performances.

Obligation du concepteur

.12- Le commissaire aux comptes dispose d’un droit d’accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation, à l’exploitation et à l’utilisation des traitements, préalablement établie par le concepteur, en vue de procéder aux contrôles qu’il estime nécessaires.

.13- Il appartient au concepteur du système de traitement automatisé de mettre à disposition du commissaire aux comptes :

-les dossiers d’analyse et de programmation du logiciel ;

-les programmes et fonctions utilitaires développés pour assurer la maintenance du logiciel ;

-une configuration (matériel et système d’exploitation) équivalente à celle proposée aux offices de notaires dans le dossier du concepteur ;

-enfin, une base de tests issue de données réelles provenant de l’activité d’un office de notaires.

Diligences

.14- Afin de répondre à l’objectif de vérification de l’intervention, le commissaire aux comptes obtient les éléments probants suffisants lui permettant de conclure au regard de la conformité du système de traitement automatisé aux prescriptions de l’arrêté du 26 mai 1984 modifié. Pour obtenir ces éléments probants, le commissaire aux comptes met en Å“uvre des diligences qui comportent essentiellement :

-une prise de connaissance du système de traitement automatisé à partir de sa documentation et du dossier de conception ;

-une analyse des fonctionnalités prévues ;

-la réalisation de tests de conformité et de procédures, dûment documentés.

.15- Le commissaire aux comptes prend connaissance et analyse le contenu des fonctionnalités du système de traitement automatisé au regard :

-de l’organisation et du paramétrage des fichiers de base ;

-des procédures de saisie, de validation et de clôture des écritures comptables ;

-de l’existence et du paramétrage des documents comptables et des documents de contrôle.

De plus, il considère le caractère approprié des contrôles programmés au regard des objectifs de contrôle interne, de la documentation relative aux procédures et à l’organisation comptables, du manuel d’instruction et de la documentation utilisateur.

.16- Le commissaire aux comptes attache une importance particulière à la vérification du respect :

-des règles de clôture quotidienne et annuelle de la comptabilité ;

-des prescriptions relatives au tableau de couverture des fonds détenus et au tableau de bord ;

-des égalités comptables fondamentales (par exemple : rapprochement des totaux en capitaux et en soldes des grands-livres, des balances et du journal général).

.17- Le commissaire aux comptes effectue également des tests sur les protections prévues par le système et notamment sur les programmes et fonctions utilitaires destinés à la maintenance ; il vérifie que ceux-ci ne peuvent être exclusivement mis en œuvre que dans le cadre des interventions du concepteur.

.18- Le commissaire aux comptes vérifie si les rubriques des fichiers nominatifs prévues par le traitement permettent d’exonérer l’utilisateur de toute déclaration à la Commission nationale de l’informatique et des libertés, conformément à la délibération n° 80-034 du 21 octobre 1980 relative au traitement automatisé de la comptabilité générale.

.19- Dans le cas d’un rapport initial, le commissaire aux comptes porte une attention particulière au résultat des tests de fonctionnement qui auront été réalisés dans des conditions d’exploitation réelle de tenue d’une comptabilité notariale, sous la supervision du concepteur.

.20- Dans le cas où le commissaire aux comptes intervient suite à une modification apportée au système de traitement automatisé, ses diligences ne portent pas que sur les seules modifications apportées mais sur l’ensemble de la nouvelle version du système.

Il obtient du concepteur un document suffisamment clair et précis, formulé en langage courant, sur les modifications apportées au système depuis sa précédente version. Les diligences du commissaire aux comptes prévues ci-dessus portent sur l’ensemble de la nouvelle version et notamment sur les modifications ainsi identifiées.

Le commissaire aux comptes obtient par ailleurs communication :

-des correspondances reçues par le concepteur concernant les difficultés d’utilisation ou les anomalies décelées dans le système ;

-des comptes rendus des principales interventions de maintenance (applicative et matériel) effectuées antérieurement par les services techniques du concepteur.

Dans l’hypothèse où le commissaire aux comptes n’a pas effectué lui-même l’intervention initiale et/ou les interventions nouvelles précédentes, il obtient également communication des rapports de ses confrères sur les précédentes versions du système de traitement automatisé.

.21- Le commissaire aux comptes peut être assisté dans ses travaux de vérification par un inspecteur inscrit sur la liste des personnes qualifiées en comptabilité prévue à l’article 6 du décret du 12 août 1974 relatif aux inspections des offices de notaires. Il conserve cependant dans ce cas l’entière responsabilité de la mission et fait utilisation des travaux de cet inspecteur dans le respect des dispositions générales prévues par la norme de la Compagnie nationale relative à l’utilisation des travaux d’un expert.

.22- Le commissaire aux comptes obtient du concepteur une lettre d’affirmation précisant notamment que ce dernier n’a pas d’autres programmes utilitaires ou fonctions non portés à sa connaissance et qui pourraient permettre de contrevenir de manière directe ou indirecte aux prescriptions légales ou réglementaires concernées.

Documentation

.23- Le commissaire aux comptes consigne dans ses dossiers de travail les contrôles effectués permettant d’étayer ses conclusions et de justifier que ses travaux ont été effectués conformément à la présente norme. De plus, il conserve une version exécutable des programmes constitutifs du système de traitement automatisé sur lequel porte son rapport.

Rapport

.24- Le commissaire aux comptes établit un rapport relatant ses diligences et comportant sa conclusion au regard de l’existence, ou non, de manquements aux prescriptions auxquelles le système de traitement automatisé est soumis. Le rapport comporte les informations suivantes :

(a) un intitulé : «Rapport comportant l’attestation du commissaire aux comptes relative aux prescriptions de l’arrêté du 26 mai 1984 modifié».;

(b) un destinataire : Conseil supérieur du notariat ;

(c) l’identification du traitement automatisé sur lequel porte l’attestation ;

(d) les références aux normes professionnelles applicables en France et le rappel de son inscription sur la liste établie chaque année par le Conseil supérieur du notariat ;

(e) la nature de l’intervention : initiale ou nouvelle( dans ce dernier cas, il annexe à son rapport la liste établie par le concepteur des modifications apportées depuis la précédente version) ;

(f) les limites des travaux, en particulier le fait que la conformité du système est analysée dans l’hypothèse où celui-ci est utilisé dans le respect des règles d’utilisation définies par le concepteur et qu’il n’avait pas pour mission d’en vérifier les modalités de mise en Å“uvre, la correcte utilisation ou les performances dans les offices de notaires ;

(g) les diligences effectuées décrivant les principaux travaux réalisés et les fonctionnalités examinées en lien avec les prescriptions de l’arrêté ;

(h) une conclusion portant sur la conformité aux prescriptions de l’arrêté ; dans le cas où des manquements ont été relevés, il en fait une description factuelle suffisamment précise, permettant notamment au destinataire de son rapport d’en apprécier l’importance relative au regard de la conformité générale du système de traitement automatisé ;

(i) la date du rapport ;

(j) l’adresse et l’identification du signataire du rapport.

.25 – Le commissaire aux comptes établit également une fiche de synthèse, conformément au modèle prescrit par la Commission d’informatique comptable du Conseil supérieur du notariat, qu’il peut joindre à son rapport.

.26 – Le rapport est adressé au Conseil supérieur du notariat, conformément à l’article 3 de l’arrêté du 26 mai 1984.

Annexes : Exemples de conclusions

. E1 – Conclusion sans constat de manquement

Sur la base des travaux effectués, nous attestons ne pas avoir relevé de manquements aux prescriptions de l’arrêté du 26 mai 1984 modifié ainsi qu’aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978, auxquelles est soumis le système de traitement automatisé.

. E2 – Conclusion avec constat de manquements

Sur la base des travaux effectués, nous avons relevé les manquements suivants aux prescriptions de l’arrêté du 26 mai 1984 modifié, (le cas échéant) ainsi qu’aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978, auxquelles est soumis le système de traitement automatisé.

(description factuelle et précise des manquements relevés)

Lieu, date et signature
Commissaire aux comptes
Inscrit sur la liste prévue
à l’article 2 de l’arrêté
du 26 Mai 1984
modifié