- RÔLE DU DOSSIER PERMANENT
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Le dossier permanent contient toutes les informations nécessaires lors du déroulement de la mission de l’auditeur ; il est mis en place dès l’origine de la mission, par la collecte de documents et informations fondamentales, et il doit être tenu à jour tout au long du mandat pour ne pas perdre son caractère opérationnel.
Ainsi, on y trouve :
-         des données sur la mission : identification de l’entreprise, caractéristiques de la mission,
-         des données sur l’entreprise et son organisation : activité, organigramme,
-         des données sur le contrôle interne : procédures, tests de conformité,
-         des données comptables : système comptable, référentiel applicable ou adopté, méthodes comptables, spécificités, historiques de comptes,
-         des données juridiques : statuts, procès verbaux, organes dirigeants, principaux contrats, contentieux éventuels,
-         des données fiscales et sociales : régimes applicables, conventions, redressements notifiés.
- EXEMPLE DE STRUCTURE DE DOSSIER PERMANENT
Présentation donnée à titre d’exemple et sans caractère normatif
| DP1 РDonn̩es sur la missionFiche signal̩tique
Désignation de l’auditeur (et formalités annexes) Acceptation et maintien de la mission Synthèses annuelles et rapports émis Intervenants externes (identité + coordonnées) |
| DP2 – Données sur l’entrepriseFiche signalétique
Prise de connaissance générale Activités et faits marquants Organisation générale Documentation de base |
| DP3 РDonn̩es historiquesStatuts
Procès verbaux (fiches résumés + copie des registres) Evénements particuliers |
| DP4 РDonn̩es juridiquesD̩tention du capital
Mandats Conventions Contrats, baux Contentieux |
| DP5 РDonn̩es fiscalesDocumentation sp̩cifique
Contrôles, rapports de spécialistes |
| DP6 РDonn̩es socialesDocumentation sp̩cifique (convention collective, contrat type)
Accords particuliers (intéressement, participation, …) Représentation du personnel Contrôles, rapports de spécialistes |
| DP7 – Données comptablesÉtats de synthèse historiques
Plan comptable spécifique Techniques comptables Démarche budgétaire Rapports de spécialistes |
| DP8 РDonn̩es informatiquesSch̩ma g̩n̩ral et descriptions
Contrats, intervenants Appréciation du système Identification des points de contrôle |
| DP9 РDonn̩es par cyclePour m̩moire, sont concern̩s :
– ventes / clients, – achats / fournisseurs, – production / stocks, – personnel, – immobilisations incorporelles et corporelles, – opérations financières (trésorerie, emprunts), – fonds propres et associés, – immobilisations financières et opérations groupe, – impôts et taxes, – autres actifs et passifs, – autres charges et produits (dont opérations exceptionnelles),                                   – engagements hors bilan Dans lesquels on retrouve : – système de contrôle interne, tests de conformité, – méthodes spécifiques, – historiques – et analyses permanentes |
Matériellement, on trouve dans le dossier permanent :
-         des fiches synthétiques (sur l’entité, sur les mandats, sur les statuts, …)
-         des fiches de résumés ou historiques (des PV, des principaux contrats, …)
-         des notes descriptives (des procédures, des méthodes d’évaluation, …)
-         et des documents (statuts, contrats, PV, conventions, …)
- UTILISATION DU DOSSIER PERMANENT
Dès l’origine de la mission, le dossier permanent doit être constitué (avant même le dossier annuel).
En effet, les phases d’acceptation de mission et de prise de connaissance générale s’accompagnent de la collecte de documents relevant de la composition du dossier permanent (listes matérialisées par un surlignage jaune) ; à titre indicatif, la liste suivante des points abordés ( questionnaire simplifié d’aide à la phase d’acceptation et de mise en place de la mission, ‚ questionnaire d’aide à la prise de connaissance initiale)
