Dossier permanent

  1. RÔLE DU DOSSIER PERMANENT

Le dossier permanent contient toutes les informations nécessaires lors du déroulement de la mission de l’auditeur ; il est mis en place dès l’origine de la mission, par la collecte de documents et informations fondamentales, et il doit être tenu à jour tout au long du mandat pour ne pas perdre son caractère opérationnel.

Ainsi, on y trouve :

-          des données sur la mission : identification de l’entreprise, caractéristiques de la mission,

-          des données sur l’entreprise et son organisation : activité, organigramme,

-          des données sur le contrôle interne : procédures, tests de conformité,

-          des données comptables : système comptable, référentiel applicable ou adopté, méthodes comptables, spécificités, historiques de comptes,

-          des données juridiques : statuts, procès verbaux, organes dirigeants, principaux contrats, contentieux éventuels,

-          des données fiscales et sociales : régimes applicables, conventions, redressements notifiés.

 

  1. EXEMPLE DE STRUCTURE DE DOSSIER PERMANENT

Présentation donnée à titre d’exemple et sans caractère normatif

DP1 РDonn̩es sur la missionFiche signal̩tique

Désignation de l’auditeur (et formalités annexes)

Acceptation et maintien de la mission

Synthèses annuelles et rapports émis

Intervenants externes (identité + coordonnées)

DP2 – Données sur l’entrepriseFiche signalétique

Prise de connaissance générale

Activités et faits marquants

Organisation générale

Documentation de base

DP3 РDonn̩es historiquesStatuts

Procès verbaux (fiches résumés + copie des registres)

Evénements particuliers

DP4 РDonn̩es juridiquesD̩tention du capital

Mandats

Conventions

Contrats, baux

Contentieux

DP5 РDonn̩es fiscalesDocumentation sp̩cifique

Contrôles, rapports de spécialistes

DP6 РDonn̩es socialesDocumentation sp̩cifique (convention collective, contrat type)

Accords particuliers (intéressement, participation, …)

Représentation du personnel

Contrôles, rapports de spécialistes

DP7 – Données comptablesÉtats de synthèse historiques

Plan comptable spécifique

Techniques comptables

Démarche budgétaire

Rapports de spécialistes

DP8 РDonn̩es informatiquesSch̩ma g̩n̩ral et descriptions

Contrats, intervenants

Appréciation du système

Identification des points de contrôle

DP9 РDonn̩es par cyclePour m̩moire, sont concern̩s :

– ventes / clients,

– achats / fournisseurs,

– production / stocks,

– personnel,

– immobilisations incorporelles et corporelles,

Рop̩rations financi̬res (tr̩sorerie, emprunts),

Рfonds propres et associ̩s,

Рimmobilisations financi̬res et op̩rations groupe,

Рimp̫ts et taxes,

– autres actifs et passifs,

– autres charges et produits (dont opérations exceptionnelles),                                     – engagements hors bilan

Dans lesquels on retrouve :

Рsyst̬me de contr̫le interne, tests de conformit̩,

Рm̩thodes sp̩cifiques,

– historiques

– et analyses permanentes

Matériellement, on trouve dans le dossier permanent :

-          des fiches synthétiques (sur l’entité, sur les mandats, sur les statuts, …)

-          des fiches de résumés ou historiques (des PV, des principaux contrats, …)

-          des notes descriptives (des procédures, des méthodes d’évaluation, …)

-          et des documents (statuts, contrats, PV, conventions, …)

  1. UTILISATION DU DOSSIER PERMANENT

Dès l’origine de la mission, le dossier permanent doit être constitué (avant même le dossier annuel).

En effet, les phases d’acceptation de mission et de prise de connaissance générale s’accompagnent de la collecte de documents relevant de la composition du dossier permanent (listes matérialisées par un surlignage jaune) ; à titre indicatif, la liste suivante des points abordés ( questionnaire simplifié d’aide à la phase d’acceptation et de mise en place de la mission, ‚ questionnaire d’aide à la prise de connaissance initiale)

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