prise de connaissance

QUESTIONNAIRE D’AIDE A LA PRISE DE CONNAISSANCE INITIALE

Rappel des méthodes d’investigation

-      entretiens avec les interlocuteurs internes compétents

-      entretiens avec d’autres auditeurs (prédécesseurs, filiales ou mère)

-      recherche documentaire (documents internes de l’entité, publications, textes législatifs ou réglementaires)

-      visite des locaux

Ce questionnaire reprend et complète les travaux de prise de connaissance du questionnaire simplifié utilisé lors de la prise de connaissance initiale de l’entité (phase d’acceptation de la mission)

 

Secteur d’activité de l’entité
-          domaine
-          nature du secteur d’activité :

-          présentation générale :

-          appréciation économique du secteur d’activité (en développement ou en récession) :

-          historique du développement économique de l’entité :

-          produits
-          principaux produits :

-          part respective dans le chiffre d’affaires :

-          appréciation du caractère novateur ou obsolescent des produits :

-          existence d’une saisonnalité et/ou d’un critère géographique :

-          mode de tarification :

-          organisation de l’activité
-          mode d’approvisionnement :

-          mode de production :

-          mode de distribution :

-          mode de stockage :

-          particularités
-          produits réglementés :

-          normalisation spécifique :

-          pérennité des produits (date de péremption, vieillissement) :

-          risques particuliers du secteur d’activité :

-          concurrence
-          principaux concurrents :

-          positionnement de l’entité dans le secteur :

-          situation par rapport à la concurrence :

-          caractères distinctifs de l’entité :

-          existence de conflits avec des concurrents :

-          part de marché et situation du marché
-          part de marché détenue par l’entité :

-          situation du marché :

-          appréciation des forces et faiblesses de l’entité sur le marché :

-          perspectives
-          capacité d’évolution de l’entité :

-          dynamique commerciale :

-          stratégie globale (de produit, de positionnement, de développement) :

-          état des recherches et développement :

-          facteurs externes
-          politiques gouvernementales (fiscales, douanières, financières) :

-          risques de changement de réglementation sur les produits ou leurs composantes :

-          réglementation sur l’environnement :

-          facteurs de risques identifiés autres que sur le secteur et les produits :

-          principaux clients
-          liste des principaux clients et poids respectif dans le chiffre d’affaires :

-          existence de contrats commerciaux :

-          modes de facturation, modes de règlement :

-          appréciation de la fragilité dans la relation clients :

-          existence de conflits avec les clients :

-          principaux fournisseurs
-          liste des principaux fournisseurs et poids respectif dans les achats (ou frais généraux) :

-          existence de contrats commerciaux :

-          appréciation de la dépendance au regard de fournisseurs :

-          existence de conflits avec les fournisseurs :

-          appréciation du risque de rupture d’approvisionnement :

-          liens de sous-traitance
-          en amont (pour le compte de clients) :

-          en aval (avec des fournisseurs) :

-          appréciation de la protection des outils de production :

Collecte documentaire :

 

¨  brochure commerciale, tarifs, conditions de vente

¨  monographie du secteur

¨  articles de presse, diverses documentations

¨  textes relatifs aux réglementations spécifiques

¨  plaquette de comptes de concurrents

¨  contrats commerciaux avec les clients et/ou avec les fournisseurs

¨  dossiers sur les contentieux

 

Appartenance à un groupe
-          position dans le groupe
-          activités du groupe :

-          positionnement dans l’organigramme du groupe et degré d’autonomie de l’entité :

-          existence d’accords (pactes, conventions) :

-          existence de redevances (nature, calcul, justification) :

-          société mère
-          identification :

-          part de capital détenue :

-          organes dirigeants :

-          principales opérations intragroupe :

-          filiales
-          identification :

-          part de capital détenue :

-          circonstances et justification des valeurs d’acquisition des titres :

-          organes dirigeants :

-          principales opérations intragroupe :

-          consolidation
-          périmètre de consolidation :

-          position de l’entité dans l’ensemble :

-          règles de consolidation :

Collecte documentaire : 

¨  organigramme du groupe

¨  manuel des règles de consolidation

¨  listes des filiales et participations

¨  derniers comptes des filiales

¨  accords et conventions

¨  dirigeants communs

 

Organisation
-          implantation
-          implantation géographique :

-          nature des installations (usine, succursale, bureau, entrepôt, magasin : tableau des implantations avec coordonnées et description) :

-          politique immobilière (propriété, location, crédit-bail) :

-          structure interne
-          organigramme des services :

-          fonctions et responsabilités :

-          identification des interlocuteurs importants pour la mission :

-          existence de manuel de procédures :

-          conseils externes
-          en matière comptable :

-          en matière juridique :

-          en matière fiscale :

-          en matière sociale :

-          autres :

-          service d’audit interne et/ou organes de contrôle externes
-          structure et position hiérarchique du service d’audit interne :

-          compétences et formation des auditeurs internes :

-          méthodes et techniques du service d’audit interne :

-          organes de contrôle externe :

Collecte documentaire :

 

¨  organigramme fonctionnel

¨  liste et coordonnées des conseils (dont prédécesseur éventuellement)

¨  historique des rapports d’audit interne (+ dernier rapport émis)

¨  liste et coordonnées des organes de contrôle externe

 

Politique en matière de fraudes et erreurs
-          politique de la direction
-          perception du risque par la direction :

-          identification des systèmes mis en place :

-          existence passée d’erreurs ou de fraudes :

-          impact sur la mission
-          identification des domaines susceptibles de présenter un risque :

-          demande d’une déclaration écrite de la direction sur ce thème :

Données juridiques
-          forme sociale
-          forme actuelle :

-          historique des formes sociales précédentes :

-          données juridiques caractéristiques
-          objet social :

-          durée de la société (date du terme) :

-          date de clôture des comptes :

-          clauses statutaires spécifiques (référence de l’article et caractéristiques) :

-          âge limite des dirigeants :

-          entité cotée
-          place de cotation :

-          date d’entrée sur le marché (et motifs) :

-          quote-part de capital placée dans le public :

-          historique de cotation (cours, accidents, suspension) :

-          composition du capital (principaux associés)
-          nature et nombre de titres :

-          répartition :

-          gestion des titres (interne ou externe) :

-          direction
-          organisation de la direction :

-          liste des dirigeants et rôles respectifs dans la direction:

-          âge des dirigeants et des principaux acteurs fonctionnels :

-          historique
-          historique juridique (principaux événements) :

-          historique des procès-verbaux :

-          particularités
-          contrats (baux, assurances, redevances, …) :

-          en cas de réglementation particulière, tenue des registres spécifiques :

Collecte documentaire :¨  statuts

¨  principaux contrats

¨  liste des dirigeants

¨  notice d’introduction et courriers récents échangés avec l’organe de surveillance du marché

¨  première page des registres obligatoires

¨  PV des trois derniers exercices

¨  état des conventions

Données fiscales
-          régimes fiscaux
-          régimes applicables :

-          options particulières :

-          conventions fiscales applicables :

-          particularités
-          bénéfice de dispositifs fiscaux particuliers :

-          dérogations appliquées :

-          existence de redressements
-          historique des contrôles fiscaux :
Collecte documentaire :

 

¨  documentation spécifique s’il en existe

¨  dernier redressement fiscal

¨  dernière liasse fiscale

 

Données sociales
-          régimes sociaux
-          législation de référence applicable :

-          réglementation interne mise en place :

-          particularité
-          conventions et contrats signés :

-          définitions des catégories sociales et mode de rémunération :

-          conflits sociaux
-          conflits collectifs :

-          contentieux individuels :

-          rémunération des dirigeants
-          politique de rémunération :

-          décisions juridiques de référence :

-          existence d’accords ou d’avantages particuliers :

Collecte documentaire :

 

¨  documentation spécifique s’il en existe

¨  contrats et accords

¨  liste des salariés

¨  liste des organismes sociaux (et contrats d’adhésion)

¨  dernier redressement social

 

Données comptables
-          mode de gestion comptable
-          système comptable :

-          existence d’une comptabilité analytique :

-          outil informatique :

-          liste des intervenants et fonctions respectives :

-          données quantitatives :

-          identité et rôle des intervenants externes :

-          mode de gestion budgétaire
-          procédures d’élaboration des budgets et données prévisionnelles :

-          procédures de suivi et de mise à jour des données budgétaires :

-          responsabilités :

-          organisation comptable
-          plan comptable :

-          plan de journaux :

-          écritures types :

-          mode de classement comptable :

-          archivage des documents comptables :

-          particularités
-          règles comptables particulières :

-          traitement des situations :

-          existence et traitement des tableaux de bord :

-          calendrier d’arrêté comptable
-          calendrier interne :

-          calendrier indicatif pour les intervenants externes :

-          partenaires financiers
-          liste des établissements financiers et conditions bancaires :

-          signatures autorisées :

-          gestion des espèces (identification des mouvements, agents en contact, mesures de sauvegarde, valeur moyenne conservée) :

-          accidents financiers survenus :

-          politique de financement et d’endettement
-          stratégie de financement des investissements

-          accords financiers (découverts, escompte, cession de créances) :

-          endettement actuel (contrats et garantie) :

-          règles d’inventaire
-          procédures d’inventaire :

-          documents types utilisés :

-          outils de gestion de l’inventaire permanent :

-          méthodes d’évaluation :

-          politique de dépréciation (fait générateur, détermination, outil) :

Collecte documentaire :

 

¨  documentation comptable spécifique s’il en existe

¨  organigramme des services comptables et financiers

¨  plan comptable et plan de journaux

¨  derniers états de synthèse (+ rapport de l’auditeur), dernier budget

¨  contrats et tableaux d’emprunt

¨  documents internes types administratifs et comptables

¨  documentation sur les outils informatiques utilisés

 

Support informatique
-          fonctions informatisées
-          domaines concernés :

-          liste des traitements informatisés :

-          outils utilisés (logiciel intégré, application spécifique, outil bureautique) :

-          opérateurs (compétence et formation) :

-          procédures de protection et de sauvegarde :

-          procédures de maintenance (intervenants et contrats) :

-          fonctions externalisées
-          liste des traitements externalisés :

-          modes opératoires :

-          liste des intervenants (et contrats) :

-          existence de procédures et de documentation
-          politique informatique :

-          procédures d’investissement, d’évolution (plan directeur) :

-          fonctions informatiques :

-          état de la documentation informatique (produit, source, utilisateur) :

-          interlocuteurs informatiques (interne et/ou externe)
-          pour le matériel (noms, coordonnées, compétences) :

-          pour les logiciels (noms, coordonnées, compétences) :

-          pour la maintenance (noms, coordonnées, compétences) :

Collecte documentaire :

¨  documentations informatiques externes et internes

¨  contrats (de licence, de maintenance)

¨  justificatifs des acquisitions

Données relatives aux principaux cycles de contrôle
-          ventes / clients
-          catégories de produits :

-          nombres de clients actifs :

-          statistiques de facturation (nombre de factures et d’avoirs)

-          politique financière (délai et mode de règlement, remises et escomptes) :

-          politique de recouvrement (interne / externe, relance / contentieux) :

-          procédure de détermination du caractère douteux des créances et de calcul des provisions :

-          schéma général du processus de facturation (+ documents types associés) :

-          achats / fournisseurs
-          principaux postes d’achats et frais généraux :

-          nombre de fournisseurs actifs et politique de choix des fournisseurs (procédure, intervenants, contrôle) :

-          statistiques de volume (nombre de factures et d’avoirs) :

-          procédure de contrôle des livraisons (dont contrôle de qualité) :

-          politique financière (conditions de règlement, remises, escomptes) :

-          procédure générale d’achats (+ documents types associés) :

-          production / stocks
-          lieu et mode de stockage des produits (dont dépôts externes) :

-          capacité de stockage et niveau d’utilisation :

-          rappel des caractéristiques des produits stockés :

-          données statistiques des principales rubriques de stocks :

-          mode de gestion des stocks (permanence, outil, intervenants) :

-          mode d’inventaire (procédure + documents types associés, périodicité) :

-          valorisation, dépréciation (dont traitement des stocks à rotation lente, traitement des produits comportant une date limite d’utilisation) :

-          traitement des invendus :

-          mode de détermination des prix de revient (dont rapprochement comptabilités générale et analytique) et analyse des marges :

-          appréciation de l’outil de production et de sa capacité d’évolution :

-          description du cycle de production :

-          personnel
-          organisation du service des ressources humaines :

-          documents types utilisés :

-          outil de traitement utilisé :

-          immobilisations incorporelles et corporelles
-          gestion des immobilisations (identification, centralisation, affectation, inventaire + documents types associés) :

-          principales catégories et caractéristiques (dont : distinction immobilisation / charges et mode d’amortissement) :

-          politique d’investissement (et de sortie) et de financement :

-          politique de protection et de sauvegarde (maintenance, assurance) :

-          opérations financières (trésorerie, emprunts)
-          liste des comptes bancaires (fonctionnement + copie RIB) :

-          liste des emprunts (+ contrats et tableaux échéanciers) :

-          procédure de suivi de la trésorerie (dont rapprochements bancaires, suivi de trésorerie + documents types associés)

-          fonds propres et associés
-          cohérence des données comptables et juridiques :

-          existence de catégories distinctes de titres :

-          historique de la constitution des principaux comptes :

-          politique d’affectation des résultats :

-          existence de subventions, de contrats conditionnels (+ documents justificatifs) :

-          existence de provisions réglementées (nature, fonctionnement) :

-          immobilisations financières et opérations groupe
-          cohérence des données comptables avec les données groupe (vues plus avant) :

-          politique en matière de prise de participation :

-          liste des comptes liés aux filiales et participations (+ contrats associés s’il y a lieu) :

-          liste des prêts (+ contrats associés) :

-          liste des dépôts versés ou reçus (+ justificatifs associés) :

-          impôts et taxes
-          liste des impôts et taxes dont l’entité est redevable :

-          existence de taxes parafiscales :

-          mode de détermination du résultat fiscal :

-          autres actifs et passifs
-          nature des postes relevant de ces rubriques :

-          règles comptables spécifiques :

-          autres charges et produits (dont opérations exceptionnelles)
-          comptes à caractère récurrent :

-          critères de définition des opérations exceptionnelles retenus par l’entité :

-          identification des opérations exceptionnelles majeures des trois derniers exercices :

-          engagements hors bilan
-          procédure interne d’inventaire et de suivi :

-          identification des éléments pouvant justifier l’existence d’engagements :

En cours de mission, il convient de s’obliger et il est aisé de conduire une démarche double visant à enrichir le dossier permanent :

 

  1. démarche résultant de constats :

Ainsi par exemple, lors de la préparation de la mission, au travers les entretiens initiaux et au travers la réalisation de l’examen analytique d’ensemble, des éléments à caractère inhabituel sont mis en évidence (et traduits dans la note d’orientation de mission) ; il convient d’y revenir pour examiner leur impact sur le dossier permanent (augmentation de capital, investissements nouveaux, changements de méthodes, changements dans l’organisation, …) et ainsi incorporer au plan de travail la formalisation dans celui-ci et la collecte des documents justificatifs correspondants

-          aussi, lors du déroulement de la mission, des informations peuvent être identifiées comme ayant un intérêt pour le dossier permanent.

  1. démarche résultant d’une programmation :

Ainsi, la planification pluriannuelle de la mission conduit à retenir un programme annuel dédié en particulier, aux aspects de contrôle interne intéressant le dossier permanent.

De même, le traitement des vérifications spécifiques (intervenant systématiquement au titre de l’année) conduit à compléter des parties du dossier permanent (conventions réglementées, renouvellement des mandats, …)

L’importance du dossier et de l’équipe affectée à celui-ci conduit souvent à traiter différemment la mise à jour du dossier permanent :

-          soit, pour un dossier important ou dont les événements propres de l’exercice l’impliquent, par affectation d’une personne à cette tâche, la mise à jour du dossier constituant un programme de travail en soi ;

-          soit, pour un dossier petit ou moyen, par une procédure simplifiée ou chacun apporte une contribution à la mise à jour du dossier ; ainsi, on peut tout à fait concevoir le regroupement des données le concernant dans un dossier ad hoc tout au long de la mission annuelle et la reprise de celui-ci en vue d’une intégration dans le dossier permanent au terme de celle-ci : phases de classement, de mise à jour des fiches synthétiques et des fiches de résumés, …

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